Begleitung der Implementierung prozessunterstützender Tools zur Effizienzsteigerung

Zur konkreten Verbesserung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe war ursprünglich lediglich die Implementierung eines neuen, prozessunterstützenden, Tools geplant. Dieses sollte die bis dato in Gebrauch befindlichen Excel-Tabellen als Arbeitsdokumente ablösen, da die Verwendung dieser zunehmend unübersichtlich und ineffektiv anmutete.

Nach Aufnahme der Projektarbeiten ergaben sich mehrere zusätzliche Herausforderungen. So stellte sich u.a. heraus, dass die Organisationsstruktur des Unternehmens nicht konsistent war, Verantwortlichkeiten unklar waren und Teamstrukturen grundsätzlich überarbeitet werden mussten.

Auch das im Unternehmen kaum vorhandene IT-Know-how sowie die nicht vorhandene zentrale IT-Organisation stellten das Team vor Herausforderungen. Es fanden keine zielgerichteten IT-Aktivitäten statt und es gab keine eindeutig zugeordneten Verantwortlichkeiten.

Während des Vorbereitungsprozesses stellte sich somit heraus, dass der Implementierung des Tools zwei weitere Schritte vorangestellt werden mussten.

So wurden zuallererst alle internen Unternehmensprozesse analysiert, sowie basierend auf dieser Analyse optimiert. Aufbauend darauf wurden in einem nächsten Schritt Anforderungen an das finale Tool abgeleitet, die dann zur Auswahl von Dienstleistern zur Erstellung des Tools dienten. Zur effizienten und vor allem erfolgreichen Auswahl eines geeigneten Dienstleisters nutzte wdp ein eigens entwickeltes Schema.

Zusätzlich wirkte wdp an der Optimierung der Organisationsstruktur mit, und unterstützte bei dem Aufbau einer eigenen IT-Kompetenz im Unternehmen. Hierfür wurde ein IT-Coaching für den Assistenten der Geschäftsführung durchgeführt.